把项目群的聊天记录发给接手人，不等于完成交接。真正有用的文档应让他知道：事情现在做到哪一步、应该打开哪份文件、下一步由谁做、什么条件未满足时不能继续。
整理顺序可以很简单：先从群聊找出仍然有效的决定，再按工作事项写说明，最后让接手人照着文档尝试一次。飞书负责保留讨论依据，Word或在线文档承载交接正文；如果说明写得零碎、口语化或充满模板套话，PaperMomo可以处理已经确认的表达部分。
群消息能导出，文件却要另外确认
飞书的消息导出功能可以把相关消息整理到文档，并保留发送人和时间。挑选与交接有关的讨论即可，不必把全部聊天铺进正文。
这里有一个容易影响交付的细节：官方帮助说明，部分内容的展示形式会改变，文件消息显示为“[文件]”，视频显示为“[视频]”；回复特定消息时，导出结果不包含被回复的原消息。因此，导出的文字主要用来核对讨论，不能直接当作完整资料包。
看到“按附件第二版执行”，就要另外找到对应附件，确认哪一份才是被采用的版本；看到“这个先不做”，应回到原讨论确认“这个”指什么。保密或禁止转发的会话存在导出限制，按团队已有方式交接相应资料，不要将无法导出理解为内容已经不存在。
一件事只留一个当前结论，历史争论另放依据
按事项建立文档，而不是按日期复述每个人说过的话。每个事项至少写清当前状态、下一动作、资料入口和需要确认的人。
下面是一段自拟交接示例：
本月汇总表已完成初稿，仍缺两个小组的核对结果。收到核对后，由接手人更新“本月汇总表”的确认版，再交负责人审阅。当前表中的黄色单元格为待确认值，暂不用于对外材料。
这段话比“持续推进汇总工作，加强沟通协调”更有用，因为它交代了下一步和不能跳过的条件。具体文件应在正式交接文档中放入真实链接，并让接手人确认能打开。
消息里出现过的方案不一定是最终方案，时间更晚的发言也不一定有决定权。如果负责人尚未明确选择，文档就写“待确认”，同时记录待确认问题和对应讨论入口；不要为了让文字顺畅而替团队补一个答案。
已经结束的事项简要说明结果与留存位置。仍在推进的事项说明进度和下一动作。周期性工作则补充何时开始、需要哪些输入、结果交到哪里。这样接手人能迅速区分哪些要马上处理，哪些仅供追溯。
先把说明写对，再决定哪些句子需要改
交接稿常见的问题是指代太多：“还是照上次那个”“他们确认后再发”“之前的附件不用了”。先把人、文件和条件补清楚，再做表达处理。改写工具无法从缺失的上下文判断“他们”究竟是谁。
如果只是少量说明不自然，可以把相应事项的完整段落交给PaperMomo文本工作台。希望调整机械表达、降低AI痕迹时选择降AI，并在处理前看预计消耗。保留文件链接、状态和条件，采用时逐项对照；无须把原始聊天、所有附件和已清晰的表格重复处理。
已有完整DOCX稿时，可参考功能说明选择文档流程。另存结果后重点看：“收到确认后”是否被省略，“待审批”是否变成“已批准”，“建议”是否被写成必须执行。操作顺序、金额、日期或文件名出现变化时，以确认过的原说明为准，局部回退。
这一步的价值是让接手人更容易读懂准确说明。若主要问题仍是决定不明、材料找不到，优先解决那些问题，再考虑是否需要付费改写。
让接手人按文档走一遍
交付前，请接手人挑一件正在处理的事情：从文档找到当前文件，说出下一动作，指出需要等待谁的确认。若仍须原负责人连续补充口头解释，就把缺少的信息写回对应事项。
文档中的链接能打开、版本能辨认、条件说得清，比措辞正式更能检验交接质量。最后记录本次确认日期与未决事项，后续更新也围绕这些具体事项进行，避免又退回只能在聊天里翻找的状态。