需求讨论结束后，接手人最需要的是一份能回答“这次要做什么、什么条件下怎样处理、做到什么样算完成”的文档。聊天摘要可以帮助回忆讨论，却还需要经过决定确认，才能成为执行依据。
整理时先把每条重要内容放进三个位置：已确定的要求、仍待确认的问题、供参考的建议。出现次数多或说得很肯定，都不能替代团队对范围的确认。
从讨论记录里找回决定依据
在飞书中，可以按官方消息导出说明把相关讨论导入文档，保留发送人和时间。优先保留改变范围、条件和责任的消息；遇到脱离上下文的回复，回到原会话补齐所指内容。
接着按用户任务整理要求。同一问题讨论过多个方案时，正文保留当前采用的方案，其他方案放在必要的决策说明中。还没决定的数值、日期或例外单独列出，不让写作工具为了“完整”自动填满。
一段需求至少要能说明：谁在什么情况下做什么，系统或执行方应给出什么结果。界面示意图可以补充位置与关系，但示意数字是否就是正式规则，需要另行确认。
把形容词换成可观察的结果
“操作方便”“处理及时”“提示友好”适合表达目标，但不足以独立验收。下面是一个自拟文档示例：
目标：让提交材料的人知道自己是否提交成功。
已确认要求：提交成功后显示确认信息；缺少必填项时指出具体缺项，保留已填写的内容。
待确认：确认信息中是否需要展示预计处理时间。
这段说明没有替团队决定等待多久，也没有把某种技术实现强加给执行者。它明确了正常结果和一个失败场景，接手人可以据此继续设计或测试。
不同规则相互关联时，把条件写在对应要求旁边。例如“审核通过后可发布”中的审核不能在精简文字时消失。需要保留的例外、必须遵循的限制和可选项，也应有明确标记。
哪些文字适合交给PaperMomo处理
需求背景、用户场景和方案解释经常由多人拼接，容易重复或带有机械套话。这些内容已经确认后，可用PaperMomo处理表达，再放回文档；涉及规则值、编号、状态和验收条件的部分，按原始决定逐条核对。
更省步骤的方式是先选一段完整背景或场景说明，进入文本工作台，在希望降低AI痕迹时选择降AI处理，并查看预计积分。不要把“把需求写完整”交给表达处理环节：尚未确认的业务决定应继续留给团队。
按功能说明，已有Word文档也有对应处理入口。但如果需要修改的只是少数背景段落，直接使用文本结果回填母稿，会更便于逐项检查采用范围。无需为了格式统一，把已经清楚的规则表再次改写。
采用时特别看“必须”是否被软化成建议、“可以”是否被强化成要求，以及例外条件是否还在。发现这类变化，就局部回退到确认过的表述，不能因为句子更自然就接受规则改变。
最后用一个正常场景和一个例外走读
请下一位执行者按文档讲出一次完整操作：起点是什么，成功后能看到什么，条件不满足时怎样处理。讲不清的地方要回文档补充或标为待确认。
交稿时保留当前版本、确认范围和未决问题。后续讨论如果改变某条要求，直接修改对应条目及相关验收描述。这样，需求文档才能随着决定更新，而不会逐渐变成另一份需要重新解释的聊天摘要。